De operationele uitdaging
Bij VDM lopen twee processen dwars door de organisatie: het registreren en verwerken van gewerkte uren van kantoor tot bouwplaats, en het factureren van bouwprojecten met aanneemsommen, opties, meer- en minderwerk en termijnen.
Beide processen bevatten veel bedrijfsregels en raken direct de salarisverwerking en de financiële administratie. De behoefte was software die deze regels correct afhandelt en die medewerkers in de praktijk ook echt gebruiken.
Mijn rol
- Werkprocessen samen met gebruikers analyseren.
- Complexe bedrijfsregels vertalen naar heldere software.
- Functioneel ontwerp en oplossingsarchitectuur maken.
- Applicaties en integraties realiseren of aansturen.
- Zorgen dat oplossingen daadwerkelijk in de operatie gebruikt kunnen worden.
- Businessbehoeften verbinden met technische keuzes.
De gerealiseerde oplossing
Oplossing 1: urenregistratie
Een gebruiksvriendelijke applicatie voor medewerkers op kantoor en op de bouwplaats, met ondersteuning voor:
- registratie van gewerkte uren;
- projecten en afdelingen;
- controle op ontbrekende registraties;
- beoordeling en goedkeuring;
- overzichten voor salarisverwerking;
- gegevensuitwisseling met onder andere Syntess en de loonadministratie.
Oplossing 2: projectfacturatie
Een intern systeem dat bouwprojecten vertaalt naar termijnfacturen en creditnota's. Het ondersteunt onder andere:
- aanneemsommen;
- opties;
- meer- en minderwerk;
- facturatietermijnen;
- genereren van factuurdocumenten;
- verzending via geautomatiseerde workflows;
- export naar de financiële administratie.
Betrokken processen en systemen
Urenregistratie en goedkeuring, salarisverwerking, projectfacturatie en creditering, documentgeneratie en verzending, en financiële verwerking. Aan de systeemkant: de urenregistratie-applicatie voor kantoor en bouwplaats, het projectfacturatiesysteem, Syntess, de loonadministratie, geautomatiseerde workflows en de financiële administratie. Het volledige overzicht staat hiernaast.
De betekenis voor de organisatie
Uren en facturen volgen nu het werkelijke bouwproces in plaats van andersom. Ontbrekende registraties worden gesignaleerd voordat de salarisverwerking start. Termijnfacturen en creditnota's volgen de afgesproken bedrijfsregels en landen zonder overtypen in de financiële administratie.
De toepassingen zijn gebouwd om dagelijks gebruikt te worden, op kantoor en op de bouwplaats.
Wat dit betekent voor uw organisatie
Transformatie is pas geslaagd als de nieuwe manier van werken in de operatie staat. VDM laat zien dat ik een proces met gebruikers kan ontleden, de bedrijfsregels kan vastleggen en de oplossing tot en met adoptie en aansluiting op de administratie kan brengen.
Als interim AI & Business Transformation Lead breng ik diezelfde aanpak mee: analyseren, terugbrengen tot de essentie, ontwerpen en vervolgens realiseren of laten realiseren tot het werkt.
Kernboodschap
Ik blijf niet hangen in advies of strategische presentaties. Ik breng processen terug tot de essentie en help vervolgens een oplossing ontwerpen, implementeren en werkend krijgen.
Heeft uw organisatie processen met veel bedrijfsregels die nu in spreadsheets, hoofden of losse tools leven? Dan is een eerste gesprek snel de moeite waard.